管理制度

第一章  员工管理制度

第一节  员工的聘用 

第一条:法泽对员工的聘用按照需要和受聘人的实际才能予以聘任。 

第二条:聘用的员工,一律与法泽签订合同。

第三条:入职基本要求:了解和认同机构的理念和价值观、敬业奉献、遵纪守法、热爱公益事业。

第四条:员工的聘任程序如下: 1、秘书长、财务部主任,由理事长提名理事会聘任; 2、副秘书长、其他高级职员及员工,由秘书长聘任。

第五条:试用期。 1、员工试用期为 1—2 个月(视合同期限和合同类型具体来定)。试用期结束前十天由本人填写《员工考核表》,机构对其进行试用期的考核。试用期内表现突出者,可以申请提前转正,但试用期不得少于一个月。 2、考核包括工作能力、合作精神、工作态度以及个人品质等,任何一项达不到要求,中心均有权解 除劳动合同。   

 

第二节  员工的培训   

第六条  员工入职前必须进行入职培训,培训内容主要为机构理念、价值观、规章制度、项目管理流程及所承担项目工作介绍等。机构将每年定期为员工提供能力培训。员工入职后都有权参加机构安排的培训活动,并遵守如下规定: 1、在培训活动结束后,培训资料交办公室存档; 2、凡参加海外培训或国内重要培训的员工培训期超过一个月(含一个月),均应按照中心的要求订立培训协议,并约定服务期。  3、受训员工如未能按培训合同的规定完成服务期,机构有权按照培训合同的约定,要求员工赔偿。 附件:培训协议 

 

第三节 交接制度 

第七条 员工入职后、工作岗位若有调整变动或者员工离职的情况,需要交接如下资料文件: 1、 员工入职后由秘书长安排其具体的工作,办公室将相关的文件、资料等交接给新员工; 2、 员工工作岗位若有调整的,需要在一定规定时间内完成工作的交接,具体时间一般不超过两个工作日; 3、 员工离职需填写《离职交接清单》,并经机构负责人确认后签字,方可离职。   

  

第四节  员工的辞退、辞职 

第八条  机构方解除劳动合同 1、当法定的解除劳动合同的情形出现时,机构有权解除合同,并依法提前 30 天以文字形式通知对方,经秘书长签字后正式与员工解除劳动合同。 2、办公室负责安排依法办理解除劳动关系手续。员工需填写《员工离职表》和《离职人员交接清单》,员工有义务配合机构进行工作的交接,归还机构所属物品,如发现损坏或遗失,需照价赔偿。 3、解除合同的员工,工资、补偿金按劳动合同规定执行。

第九条  员工方解除劳动合同。遵循以下程序: 1、员工因个人原因离职,应依法提前 30 天以书面形式提出辞呈,经部门主任同意后上报秘书长,得到正式批准后交接工作,未交接完毕或未经同意擅自离岗的应以员工本人日工资为标准赔偿机构的经济损失,其数额按员工的日工资乘以提前离职天数计算。与中心签订培训协议书等协议的,按协议条款执行。 劳动者在试用期内提前三日通知用人单位,可以解除劳动合同。 2、员工持《员工离职表》到办公室领取解除劳动合同证明,协助机构办理转移个人档案和劳动保险手续,结算工资。

 

第五节  考勤制度 

第十条 机构执行每天 8 小时工作制度。上班时间为:9:30—18:00,如遇堵车或者其他特殊情况不能按时上班的人员,可以提前或者错后一个小时上班,但下班时间相应提前或者顺延。考勤记录数据由办公室统一记录汇总后,报秘书长、财务部等备案,按照出勤记录统计午餐补贴。

第十一条  事假。员工因个人的原因需要请假的应事先填写请假单,注明事假理由。员工须首先使用有薪年假的天数。已超出年假的天数,一般按事假处理,累计事假 2 天以上全额扣除日工资。 2 天以上的请假须秘书长批准,报批后将休假单报送办公室。

第十二条 病假。员工因病休假,必须告知办公室;如病假超过 3天(含),必须向办公室提供医院开具的病假证明(医疗诊断书),10天以上的病假,应出具二级以上医院的医生证明。没有按照以上所规定要求出具的病假证明,按事假处理。 病假 3 天以内(含)由部门主任批准,超过 3 天须报秘书长批准。 员工病假须首先使用有薪年假的天数。已超出年假的天数,均按病假处理,病假期间只发给基本工资。

第十三条 年假。员工累计工作已满 1 年的,年休假 5 天;已满 2年不满5年的,年休假 10 天;已满5年的,年休假 15 天。 职工有下列情形之一的,不享受当年的年休假:员工请事假累计 20 天以上的。2.员工请病假累计 1个月以上的; 3.若员工被辞退或终止劳动合同,从正式提出辞职之日起,将不享受当年的年假,未休年假作废。

       第十四条  婚假。员工在结婚时,可享受 3 天带薪婚假。符合国家规定的晚婚条件者(男 25 周岁以 上、女 23 周岁以上)结婚增加奖励假 7 天,共 10 天(以领取结婚证的日期为准)。

第十五条 丧假。员工因直系亲属去世时,可享有 3 天有薪丧假。员工直系亲属在外地去世需料理丧事,根据路程远近给予路程假(可用探亲假冲抵)。

第十六条 产假。产假时间按照自然天数计算。产假产前、产后连续计算,产假包括公休日和节假日在内,女职工正常生育的产假为 98 天,晚育的增加 30 天。男方配偶生小孩,中心可给予 5天产假(预产前及产后合计),晚育者产假可增加至15天。

        第十七条 探亲假。父母、配偶及子女不在广州的正式员工,且在机构工作满一年,可享受探亲假。 探亲假期一律为 8 天。 1、探望配偶、子女每年享受 1 次; 2、未婚员工探望父母及其他直系亲属每年享受 1 次; 3、已婚员工探望父母及其他直系亲属两年 1 次。 探亲假原则上安排在春节假期前后,可与春节等国家法定假日合并使用。探亲的员工可报销往返交通费,交通费按“探亲区间段火车硬座(超过 8 小时按硬卧计算)+所需的长途汽车费”标准报销,不含市内交通费。乘坐其他交通工具或自驾车的只按探亲区间段火车硬座标准,用探亲期间实际发生的与交通相关的正式发票报销。

第十八条  所有的假期间均不享受午餐补贴。年假、探亲假不能分段和跨年度安排。确因工作需要, 须报秘书长签字批准后,方可跨 1 个年度安排,休息日(周六、周日)计入假期。第十九条  关于加班:机构原则上不鼓励员工加班,员工应在法定时间里高效率地完成本职工作。确实无法在规定时间内完成,又确需加班的加班者,须填写《加班申请单》,经部门主任审核批准后方可加班。员工未经机构批准,私自延长工作时间,均不计算为员工加班。因工作特点,需要周末工作的,可在本周内安排倒休。 出差、办会或周末工作,需调休者,按调休天数不发出差补贴或会务费。 

 

第六节 请假程序 

第十九条  任何休假都必须由员工本人提前填写《员工休假申请表》并得到批准后方可休假。未经批准的休假将按旷工处理。

第二十条  员工请假由部门主任审批,超过部门主任审批权限的须报秘书长批。所有的休假单报批完毕后,交送办公室备案记录。

第二十一条  员工若因病或紧急事情未能事先请假,必须电话通知机构负责人,并在恢复上班后的第一天补办请假手续。

 

第七节 员工纪律 

第二十二条 员工的工作准则:严格遵纪守法,严守机密,执行规章,爱岗敬业、服从分配、团结协作。员工对于上级分配的工作和 本职工作,务求准确、及时、圆满地完成。各部门及员工之间,在工作上应相互配合,不推诿、不扯皮、 不拖延、同心协力完成工作。各级管理人员和员工对违纪现象有监督和批评的义务。 维护办公区域的工作环境,保持整洁雅观,禁止大声喧哗、争吵、打骂现象。上班时间每位员工穿着 整洁得体。按时上下班,不得无故迟到、早退、旷工。员工要有防火防盗的意识,下班时注意关闭办公设备、照明灯及门窗。后一位离开者应该检查水、电等设施并关闭总电源,确保安全无隐患。

第二十三条: 员工应避免如下违纪行为: 1、未经主管领导批准,在工作时间脱离岗位; 2、故意损坏公物或由于失误给中心造成价值 1000 元以上经济损失的行为; 3、故意在网络上或向媒体散布有损国家利益和中心形象的言论; 4、上班时间进行网络、电话聊天等与工作无关的事; 5、有重要遗失。例:印章、单据和支票等; 6、月累计旷工 2 天(含 2 天)以上或年累计旷工 3 天(含 3 天)以上; 7、利用工作和职务之便谋取私利; 8、泄露机构重要信息:项目书、资金 、联系方式等; 9、恶意威胁、恫吓、中伤他人、打架,造成恶劣影响; 10、违反技术操作或安全操作规程,造成设备损坏、资料丢失, 导致设备无法修复或资料无法恢复等重大损失; 11、破坏或偷窃机构及他人财物; 12、在工作中弄虚作假,隐瞒不报,造成不良影响后果; 13、人为造成项目延期或失败; 14、不遵守国家法律法规及机构制定的各项制度和规定; 违反以上规定,属于严重违纪行为,机构将有权解聘违纪者,必要时追究法律责任。  

 

第八节  办公用品管理规定

第二十四条  机构的电脑由具体使用人负责管理。使用电脑的信息载体必须安全存放、保管,防止丢失或失效。任何人不得将事关机构机密的信息载体带出办公室。电脑使用人员应爱护各种设备,降低消耗、费用。对各种设备应按规范要求操作、保养。 发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。严禁上班时间用电脑玩游戏、听音乐、聊天。

第十二五条  各部门所需的办公用品,由办公室统一购置,购置或验收,应有两名以上人员共同 参与,各部门按实际需要领用。办公用品只能用于办公,不得移作他用或私用。所有员工对办公用品必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。日常办公用品或报销正常办公费用,必须按财务管理规定报请有关负责人批准后始得购置。

第二十六条: 电话为办公配备、使用。禁止员工为私事打长途电话。违者补交长途电话费外,再给予所打长途费等额的罚款处理。

 

第九节 档案管理规定

第二十七条:项目档案是指在执行项目和开展的各类项目活动中直接形成的,且对机构有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。为有效地保护及利用项目档案,项目结项后一个月内,项目官员要将该项目的所有资料(包括纸介和电子文档)整理后交给档案管理 员。

第二十八条  项目官员工作变动或因故离职时应将经手的文件材料向项目部主任或接办人员交接清楚,不得擅自带走或销毁。   

第二十九条  档案归档范围  1、项目建议书、项目协议书、合作协议等。 2、项目中期报告、终期报告、财务终期报告、评估报告等。 3、项目成果、图片等。 4、重要的会议材料,包括会议的通知、报告、新闻稿、总结、典型发言、会议记录等。 5、执行项目中的影音资料。  第三十条   档案的利用 1、档案资料只有内部人员可以借阅。外部人员确需参阅时,需要秘书长授权。 2、档案借阅的长期限为两周;对借出档案,档案管理人员要定期催还,发现损坏、丢失或逾期未还,应写出书面报告,报秘书长处理。 3、必须严格保密,不准泄露档案材料内容,如发现遗失必须及时汇报,追究责任。 4、不准拆卷及任意抽、换卷内文件或剪贴涂改其字句等;不得任意摘抄或复制案卷内容,如确有需要,必须经秘书长批准才能摘抄或复制。 5、必须爱护档案,保持整洁,不准在档案材料中写字、划线或作记号等。 6、不准转借,必须专人专用。 7、用完按时归还,如需延长借阅时间,必须通知档案管理人员,另行办理续借手续,并由项目部主任签字。     

 

    第十节:员工出差规定 

第三十条:员工外出参会流程: 收到会议邀请函,向部门领导汇报,部门主任同意参会的需详细填写出差申请→ 交直接领导逐级审批→ 会议结束返回单位后,2 个工作日内完成开会期间活动报告→按规定到财务报销差旅费(机构原则上只批准由会议主办方提供交通食宿费的出差)

        第三十一条:员工按项目计划书出差流程:详细填写出差申请单 →交直接领导逐级审批→ 按规定到财务办理借款或自行垫款→返回单位后,2 个工作日内完成出差期间活动报告→按规定到财务报销差旅费

出差超过15 天,要交详细出差报告并提交给直接领导逐级审读备案。凡不按照上述流程办理的,出差或开会期间按机构有关考勤纪律处理。  

    出差报告表内容:报告人  实际出差时间  出差地点  出差预期目的 

出差地活动安排 (具体到半天为单位)  出差活动开展情况描述  活动成功的因素  活动存在的不足及原因  对后续工作改进的设想   

 

第三章  财务报销制度

第一节  票据报销流程 1、单项支出金额在人民币 2000 元以上的项目费用,需提前编制资金使用申请表,由部门主任签字后报秘书长审批送财务部备案。 2、支付款项不得打入对方个人账户中,超过人民币 1000 元以上应用支票结算。 3、费用发生后,取得相关票据,按要求填写相关凭证。 4、凭证填写完毕后,由项目官员、部主任签字(部主任费用由秘书长审核)后,到财务部审核凭证及相关票据。 5、财务部审核无误后,秘书长签字后,方予以报销。 6、借款审批手续如上。 7、如果遇秘书长不在广州期间,又急需使用资金情况下,经办人员需按借款手续办理完毕后,由秘书长授权给分管的部门主任签字后,财务部人员方可办理,并在秘书长回机构后及时补办书面签字手续。  

第二节 凭证要求 

凭单后所附的票据必须真实可靠,金额清晰。用黑色或蓝色钢笔或签字笔正楷填写凭单,字迹清楚。 填写的摘要与所附发票内容一致,凭证上填写的金额与所附发票金额一致,且大小写金额相符,笔迹规范, 如:零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万、亿、整(正)。 中心现行使用的凭证有四种,分别为借款单、费用报销单、差旅费报销单、支出凭证,具体使用规范如下: 

借款单: 用于借支项目费用。借款单摘要应详细注明借款理由,除借支差旅费外,其余借支项目均应后附资金使用计划申请表。

费用报销单用于填写报销日常发生的费用。填写要求: ⑴ 壹张费用报销单只报销同一种类费用,如遇多种类费用应分多张费用报销单填写。 ⑵“单位”后面填写报销人所在部门。 ⑶“摘要”栏中填写要报销费用种类名称。 ⑷“金额”一行中分别顶头填写大小写金额。 ⑸“附单据张数”填写所附票据张数。 ⑹“审批人”后由秘书长签字,部主任及项目官员在“证明或验收”后签字。

差旅费报销单:用于填写报销出差费用。填写要求: ⑴“部门”后面填写报销人所在部门,如项目部。 ⑵“出差人”后面填写所有领取出差补贴人员姓名。 ⑶“出差事由”后填写详细出差原因。 ⑷从出发地到目的地的交通费分单程汇兑在“出发”、“到达”、“交通工具”、“交通费”四列中填写。如从某地乘飞机到某地,从某地乘火车到某地按单程费用依次填写。 ⑸“出差补贴”按每人每天 80 元补助计算后汇总填写,但由其他单位提供食宿交通费用的,则不享受出差补贴。 ⑹“其他费用”栏中的“住宿费”、“邮电费”、“办公用品费”分项汇总填写费用。“市内车费”填写在广州及出差地的交通费。⑺ 在“附件”下面填写所附票据张数。 ⑻“主管”后由秘书长签字,如果是项目费用,则该项目负责人在“审核”后签字。 (9)出差的项目官员在报销差旅费时须附上出差活动总结表,由财务人员审核实际出差时间与票据是否相符。

 支出凭单用于填写报销人工费及未取得正式发票的小额费用。填写要求: ⑴在“即付”后面虚线上写明费用名称(如×××讲课费)和发放的劳务费的原因。 ⑵“计人民币”一行顶头填写扣除个人所得税后实发金额,且大小写金额相符。 ⑶“领款人”的签字应为实际领款人,不得代签,并注明领款人身份证号。 ⑷“主管审批”后由秘书长签字,部门主任及项目官员在“审核”后签字。 

 

第三节  发票要求

1、所有发票应列明发生原因及为什么发放此金额。 2、所报销费用应为正式普通发票(应尽量避免增值税发票入账),对白条不予报销。 3、所有票据均应字迹清晰,正面向上粘贴至凭证后面。各人填写自己经手的相关票据。 4、采购物资金额在人民币500元 以上,应由二人以上共同采购,发票后应附购物明细,单位金额在1000元以上物品应有三方报价,所有购买人在发票背面签字。发放给项目点的物资应附交接明细,并要求当地做好保管手续,以备查验。 5、邮寄费,应在发票背面注明邮寄明细。 6、电话费,应为电信部门开立的正式发票。 7、交通费,本市交通费应注明出行路线及出行理由,外埠交通费中飞机票后应附登机牌,外地来穗参会交通费应汇总报销,离穗交通费必须将返程票据寄回才能予以报销。 8、餐费,会议餐费(餐费中不得含烟酒)后附每餐人数及标准,工作餐费后应注明用餐人名及用餐理由。 9、住宿费,会议住宿费后附住宿明细。 10、印刷费,注明印刷种类、单价、数量。 

 

附    则

1.本手册与劳动合同:本手册是机构与员工签订的劳动合同附件,是劳动合同的组成部分。 

2.关于本手册的保密义务:本手册是机构的机密文件,任何员工在未得到机构书面同意之前不得将手册之内容向任何第三者披露。 

3.本手册之修订说明: 机构是在不断地成长进步的,福利及政策制度的随之改变是必要的。同时,如果中国法律有所变更或修订,机构与员工均应遵守新的法律法规之规定,机构也应及时对手册做出相应的修订,同时以公告形式通知员工。因此,为符合法律要求,机构保留随时修改及补充本手册中各项政策/程序以及中止或取消部分或全部福利计划之权利。 

4. 本手册之保管:每位员工人手一册,但手册是机构之财产,所以员工应妥善保存,并在其合同终止或解除时,完好地归还给机构。 

5. 本手册之施行:本手册自 2014年 4 月 1 日开始实施。手册中各项条款凡出现与国家法律规定相冲突的,一律以国家法律规定为准。